Control Plus siktar på att spara 70 % av tiden på fakturahantering med Business NXT
– Redan nu utför vi några av samma uppgifter på 30 % av tiden.
På en marknad präglad av ständig förändring framstår redovisningsbyrån Control Plus som ett exempel på hur teknologisk anpassning kan förbättra den dagliga verksamheten. Som en av de första pilotkunderna för Vismas molnbaserade ERP-system, Business NXT, har Control Plus upplevt en betydande förbättring av sina processers effektivitet.
VD Veronika Annie Nyhus och de auktoriserade revisorerna Tone Rørdal Sundfær och Ingeborg Sandven berättar hur de sparar så mycket tid.
Effektiviserar redovisningstjänster genom att automatisera rutiner
– Vi utför samma uppgifter på bara 30 % av den tid det tog oss i Visma Business, berättar Tone.
Denna tidsbesparing är särskilt märkbar i faktureringsprocesserna, där automatisering och integrerade godkännandeflöden har minskat tidsåtgången dramatiskt.
Automatiserad kontering och godkännande är inte bara tidsbesparande, det har också ökat noggrannheten i vårt arbete. Fakturorna kommer korrekt in i systemet, konteras, och skickas sedan automatiskt till godkännande hos den som är utsedd som godkännare. Och jag får en återkoppling när den är godkänd. Detta gör att jag sparar massor av tid.
Senior Redovisningsekonom på Control Plus
Om Control Plus
Control Plus AS är en auktoriserad redovisningsbyrå med revisorkompetens som dagligen betjänar kunder från många olika branscher. Flera av dessa kunder omsätter över 100 miljoner kronor, och revisorerna på Control Plus är både vana vid och trivs med utmanande och komplexa uppgifter. De är dedikerade till att förenkla vardagen för sina kunder.
Anpassning till systemet och förändring av vanor
Övergången från Visma Business till Business NXT har inte varit helt utan utmaningar. I början stötte teamet på svårigheter på grund av gamla vanor och ett system som kändes främmande.
– Jag gjorde många fel i början eftersom jag satt fast i det gamla Visma Business-tänket, säger Tone skrattande.
Anpassningen till den nya plattformen krävde ett skifte i tankesätt, särskilt när det gällde att utnyttja de nya, avancerade bokföringsreglerna som Business NXT erbjuder, vilka Tone tycker är fantastiska. Det är också värt att nämna att det inte tog alltför lång tid att vänja sig vid det nya arbetssättet:
– Jag har fortfarande några kunder i Visma Business, och när jag arbetar med de kunderna blir jag helt chockad över att fakturorna inte är färdigkonterade, eftersom jag har blivit så van vid det i Business NXT.
Trots några initiala hinder har de positiva aspekterna av systemet hittills övervägt eventuella nackdelar. De uppskattar särskilt hur Business NXT hanterar momsinformation för olika produktkategorier hos deras många restaurangkunder.
– Vi har många restauranger som kunder, och det är viktigt att de olika kategorierna bokförs korrekt med avseende på moms. Vin ska på vin och sprit ska på sprit. Bokföringen lyckas fånga detta, så att det bokförs korrekt, med rätt moms. Det finns inget annat system som gör det, och allt blir mycket mer korrekt än om jag skulle göra det själv, berättar Tone entusiastiskt.
Ingeborg, som är nyare på Visma-lösningarna, har redan från början haft en annan upplevelse:
– Jag som inte har så lång erfarenhet av Visma Business tycker att det är mycket enklare att navigera i Business NXT eftersom det är logiskt och intuitivt. Det är ju mycket enklare att hitta i molnet generellt. Du kan bara söka, säger Ingeborg nöjt.
Tätt samarbete
Veronika, Tone och Ingeborg lyfter också fram det goda samarbetet med oss på Cloud Connection under processen. Det nära och responsiva stöd de har fått har hjälpt Control Plus genom de svåra delarna av övergången och säkerställt att de kunde utnyttja Business NXT till dess fulla potential.
– Cloud Connection har bistått oss genom hela övergången och vi får mycket snabba och bra svar när vi har frågor till supporten. Vi får också korta videotips om allt från hur vi hittar i datan till hantering av bokföringsreglerna, säger de med ett leende.
Control Plus är mycket nöjda med den hjälp de kontinuerligt får. Och enligt Cloud Connection är upplevelsen av samarbetet ömsesidig.
– Som leverantör är det extremt värdefullt med konstruktiv feedback från en så framåtblickande kund och som vi dessutom är mycket nära, berättar Svenn-Christian Svendsen, försäljningschef för redovisningsbranschen på Cloud Connection.
Det är bättre att vara först än sist
Kursutbudet genom Vismas Learning Universe har också varit till stor hjälp för Tone och Ingeborg.
– Kurserna är så bra! Steg-för-steg-guiderna är helt geniala. Klick, klick, klick, klart, säger Tone med ett leende.
Hon är en av de anställda som har burit den största bördan under pilotperioden, då hon var den första att kasta sig ut och flytta kunder. Hennes engagemang och vilja att lära har dock gjort henne till en av de mest kompetenta användarna av Business NXT.
– Det är mycket bättre att vara först än sist, säger Veronika, som menar att det i stort sett alltid är en fördel att vara framåt och tacka ja till de erbjudanden de får.
Det är ingen vits att vänta när något dyker upp. Då får man ju som regel lite gratis också. Vi har inte alltid lyckats med att vara först, men då har vi också varit ärliga med vad som inte fungerar, och fortsätter med det som faktiskt fungerar. Man måste våga både satsa och stå kvar i det, säger Veronika.
VD på Control Plus
Med Business NXT har Control Plus inte bara effektiviserat sina egna processer, utan även förbättrat interaktionen med sina kunder.
– Våra kunder använder systemet själva för att se, kommentera och ställa frågor direkt, förklarar Veronika. Detta har minskat behovet för kunder att efterfråga information och ökat deras tillfredsställelse med tjänsterna, berättar Ingeborg.
Har inga planer på att gå tillbaka till Visma Business
– Vi skulle aldrig gå tillbaka, bekräftar de alla tre.
Control Plus ser Business NXT som mer än ett verktyg. För de är ERP-systemet en partner i deras ständiga strävan efter att förbättra och effektivisera redovisningstjänster. Med Business NXT har Control Plus inte bara omfamnat molnet; de har tagit ett stort steg framåt i redovisningsbranschens framtid, med tydliga ambitioner att attrahera ännu fler kunder med komplexa behov.
