Småkraft: från startup till industriledare med hjälp av kraften i bra system

Utmaningen: Från kaos till system

När tillväxten tog fart mellan 2015 och 2020 saknade Småkraft nödvändiga system för att hantera den ökande arbetsbelastningen. "Det var lite kaotiskt," medger Tina Rasmussen, ansvarig för markägarrelationer på Småkraft. "Vi hade ett bra produktionssystem, men i övrigt var det lite struktur. Arbetet blev ofta personberoende, och vi var sårbara med få anställda."

Terje Vedeler tillträdde som ny vd 2020 med ett starkt fokus på industrialisering. Alla arbetsprocesser kartlades och systematiserades. Detta lade grunden för implementeringen av SuperOffice. Sedan dess har företaget arbetat aktivt med att anpassa lösningen, och tillsammans med oss på Cloud Connection har vi skräddarsytt systemet för att passa den dagliga verksamheten. Särskilt under 2022 låg stort fokus på detta, då vi gemensamt genomförde en revitalisering av SuperOffice.

Resultatet: Effektivitet och struktur

En av de mest märkbara förändringarna är hur Småkraft hanterar sina 1100 markägare. Tidigare tog administrationen en vecka per markägare; nu är processen nere på en timme. Tinas arbetsuppgifter, som tidigare krävde kalkylblad och manuella rutiner, är nu automatiserade och integrerade i SuperOffice. "Jag vet alltid vad som har signerats, skickats och betalats," säger hon.

Revitaliseringen under 2022 innebar också att SuperOffice anpassades efter Småkrafts unika behov. Cathrine och Pål hos oss på Cloud Connection skapade en struktur som speglar företagets arbetsprocesser. Istället för "försäljning" och "projekt" används termer som "inköp" och "kraftverk." Detta gör systemet intuitivt och relevant för den dagliga verksamheten.

Nyckeln till framgång: Samarbete och standardisering

Ett nära samarbete mellan Småkraft, Cloud Connection och SuperOffice har varit avgörande. "Cathrine och Pål från Cloud Connection intervjuade de ansvariga och hjälpte oss att skapa huvudkort för våra processer," förklarar Tina. Detta har inte bara effektiviserat arbetet, utan även gjort företaget mindre personberoende och bättre rustat för framtiden.

Inspiration för branschen

Småkrafts erfarenhet är ett utmärkt exempel på hur digitalisering kan frigöra tid och resurser. Under ett seminarium arrangerat av Cloud Connection väckte företagets historia stor uppmärksamhet. "Folk tog bilder av graferna som visar hur vi har minskat tidsåtgången," berättar Tina.

Och framgången har inte gått obemärkt förbi: Tina har redan rekommenderat SuperOffice till konkurrenter. "Vår bransch överlever inte utan samarbete, även om vi konkurrerar," säger hon.

Framtiden

Småkraft fortsätter sin digitala resa med målet att utnyttja ännu fler möjligheter i SuperOffice. Med en tydlig strategi, en dedikerad samarbetspartner i Cloud Connection och en skräddarsydd lösning från SuperOffice står Småkraft starkare än någonsin.

Avslutningsvis vill Småkraft dela med sig av sina 5 framgångsfaktorer för att lyckas med implementeringen av SuperOffice CRM:

1. Ledningen måste engagera alla internt att använda SuperOffice.
2. Börja enkelt! Spara e-post, skapa nya företag och kontakter.
3. Ha en engagerad samarbetspartner, som Cloud Connection.
4. En ledare som driver på andra ledare att rapportera i SuperOffice – etablera dashboard.
5. En person som ansvarig superanvändare med ansvar för kontinuerlig utbildning.