E-faktura eller PDF? Att skicka PDF-fakturor blir dyrt i längden

I början på denna vecka lade Visma i Norge ut ett intressant inlägg om hur AutoInvoice hanterar skillnaderna mellan e-faktura och PDF-faktura. Värt att notera är vetskapen att många där ute inte vet vad som skiljer dessa åt. Innebär de inte samma sak då? Det är väl till och med smidigare att skicka en faktura i PDF än att behöva registrera en e-faktura i kundens portal? Nej, där har ni faktiskt helt fel. Att skicka en e-faktura är billigare samt görs med automatik i Visma.

Skillnaden mellan e-faktura och PDF

Det finns en stor skillnad på dessa två. En e-faktura är skapad i ett ekonomisystemet så att det blir enkelt för mottagarens system att öppna upp det samt att förstå och behandla fakturan automatiskt. Däremot kan motparten system inte göra detsamma med en PDF. En PDF-faktura öppnas självklart också digitalt, eller elektroniskt om man vill kalla det så, men den går inte att förstå eller tolka. Skickar man en PDF-faktura kan det inte som vid en e-faktura behandlas automatiskt av mottagarens system. Den måste fortfarande bli manuellt hanterad.

I slutändan är det dyrare att skicka per e-faktura än det per PDF, och undrar ni varför så ska vi försöka reda ut det med lite siffror här nedan.

Fastän det är gratis att skapa en faktura och eposta som PDF så kostar det en slant extra då många sådana fakturor antingen glöms eller tappas bort i mottagarens system. Den kanske hamnar längst ned i deras inkorg och rätt som det är så har datumet förfallit. Ni får inte in era pengar i tid, vilket påverkar er likviditet negativt. Flera undersökningar som Visma i Norge tagit del av påvisar att färre fakturor går till förfall när de skickas som e-faktura.

Ett annat moment som kan bli dyrt i längden är om mottagaren ber dig att skicka fakturan på nytt. Det är gratis att skicka den per PDF via epost, men vad kostar det dig i tid? Tid du istället kunde lagt ned på annat? Många gånger glömmer man att räkna sin arbetsinsats och sätta det i förhållande till vad man förlorar i pengar för att man gör jobb som systemet annars hade skött automatiskt.

Effektivitet och snabbare betalningar

Som vi har sett innebär elektronisk fakturahantering en stor fördel när det gäller effektivitet och precision. Genom att använda e-faktura säkerställs att fakturor behandlas automatiskt i mottagarens system, vilket minskar risken för fel och fördröjningar.

Till skillnad från PDF-fakturor, som ofta hamnar i inkorgar och kan glömmas bort, levereras e-fakturor direkt och säkerställer snabbare betalningar. Detta sparar både tid och pengar, och kan ha en stor påverkan på företagets likviditet och arbetsflöde.