Vad är elektronisk fakturahantering?

Elektronisk fakturahantering är en process som omfattar automatiserad mottagning, tolkning, godkännande, betalning och arkivering av fakturor för en effektiviserad ekonomiadministration. I motsats till traditionella metoder, som ofta involverar manuell hantering av pappersfakturor, använder elektronisk fakturahantering digitala verktyg och system för att hantera fakturorna elektroniskt.

Digital fakturahantering minskar behovet av pappersbaserade processer och gör det möjligt för företag att hantera sina betalningsprocesser mer effektivt. Med integreringsmöjligheter går det också att säkerställa att alla fakturadata synkroniseras och uppdateras automatiskt. Detta leder till snabbare processer, minskade kostnader och minimerar risken för mänskliga fel.

Vad är e-faktura?

En e-faktura är en elektronisk faktura, det vill säga en digital version av en traditionell pappersfaktura. Den skickas och mottas i ett elektroniskt format, vilket möjliggör en snabbare och säkrare överföring av faktureringsinformation mellan säljare och köpare. E-fakturor kan skapas i olika format, såsom XML eller EDI, och är designade för att enkelt integreras i mottagarens bokförings- eller faktureringssystem.

Skillnaden mellan e-fakturor och andra digitala fakturaformat, såsom PDF, är att e-fakturor är strukturerade för att automatiskt kunna bearbetas och tolkas av mottagarens system. Detta eliminerar behovet av manuell datainmatning och minskar risken för fel. E-fakturor bidrar också till miljön genom att minska behovet och användningen av papper – en viktig komponent i övergången till digitala affärsprocesser.

Fördelar med elektronisk fakturahantering

Elektronisk fakturahantering erbjuder flera fördelar jämfört med traditionella, manuella metoder.

Funkar med alla sorters fakturor (elektroniska, PDF och papper)

Moderna elektroniska fakturahanteringssystem har förmågan att hantera olika typer av fakturor, inklusive elektroniska fakturor, PDF-fakturor och traditionella pappersfakturor. Flexibiliteten gör fakturahanteringen betydligt mycket enklare för företag som hanterar en blandning av fakturaformat från olika leverantörer.

E-fakturor matchas automatiskt

E-fakturor är särskilt anpassade för automatiserad behandling. Ett elektroniskt system för fakturahantering kan automatiskt matcha inkommande e-fakturor med motsvarande inköpsorder eller leveransdokument. Automatiseringen minskar behovet av manuell granskning och godkännande, vilket accelererar betalningsprocessen och minskar risken för fel.

PDF:er tolkas och matchas automatiskt

Även PDF-fakturor kan hanteras effektivt. Moderna system använder avancerad teknik för att tolka och extrahera data från PDF-fakturor. Denna data kan sedan matchas med relevanta transaktioner i företagets system. Även om PDF-fakturor inte är lika "smarta" som e-fakturor är det möjligt att uppnå en hög grad av automatisering även för dessa dokument genom användning av ett elektroniskt fakturahanteringssystem.

Pappersfakturor skannas, tolkas och matchas

För pappersfakturor använder systemet OCR-teknik för att skanna och konvertera dokumenten till digitala format. Därefter tolkas och matchas informationen automatiskt på ett liknande sätt som för behandlingen av PDF-fakturor. Behovet av manuell datainmatning minskar och det blir möjligt för företag att integrera pappersbaserade fakturor i sin digitala arbetsflöde.

Effektivt och tidsbesparande

Elektronisk fakturahantering är effektiviserande och tidsbesparande. Genom automatisering av processer som fakturainmatning, godkännande och arkivering, minimeras tiden som spenderas på administrativa uppgifter. Detta frigör värdefulla resurser som kan omfördelas till mer strategiska uppgifter. Snabbare behandling av fakturor leder även till snabbare betalning, vilket kan förbättra relationerna med leverantörerna.

Kostnadsreducerande

Genom att övergå till digital fakturahantering kan företag minska sina driftskostnader. Minskade utskrifts- och papperskostnader, reducerat behov av fysisk lagring och minskad arbetskraft för manuell hantering av fakturor är några av de direkta kostnadsbesparingarna. Snabbare betalningsprocesser och effektivare hantering av likvida medel kan också bidra till indirekta besparingar genom förbättrade betalningsvillkor och minskad risk för förseningsavgifter.

Minimerar risken för fel

Genom att automatisera sin fakturahantering minimeras risken för mänskliga fel som lätt kan uppstå i manuella processer. Fel i datainmatning, förlorade fakturor, och förseningar i godkännandeprocessen kan leda till betydande problem. Med elektronisk hantering blir processerna mer konsekventa och transparenta, vilket ger en högre datakvalitet och minskar risken för dyra misstag.

Ökad säkerhet

Digitala system för fakturahantering erbjuder avancerade säkerhetsåtgärder som kryptering och åtkomstkontroller, vilket skyddar mot dataintrång och bedrägeri. Digital arkivering och spårbarhet ger dessutom en ökad säkerhet genom att försäkra att all fakturainformation är skyddad och kan spåras vid behov.

Integrerbart med andra system

En av de mest betydelsefulla aspekterna av att använda ett elektroniskt fakturahanteringssystem är dess förmåga att integreras med andra affärssystem. Möjligheten till integrering är avgörande för att skapa ett sömlöst och effektivt arbetsflöde och möjliggör automatiskt datautbyte mellan olika system, såsom redovisningssystem, affärssystem för inköpsoptimering och CRM-system. Detta skapar förutsättningar för att hålla alla relevanta data konsekvent uppdaterade över olika plattformar.

Integrering med andra affärssystem ger också en mer helhetssyn på företagets ekonomiska hälsa, eftersom det möjliggör realtidsanalys och rapportering över olika affärsfunktioner.

Integrering i Vismas system

AutoInvoice är ett system för elektronisk fakturahantering som är fullt integrerat med affärssystem från Visma, såsom Visma.net och Visma Business. Denna integration innebär att användare av Vismas system kan få hela processen för fakturahantering i ett och samma system – från utställande till mottagande och behandling av e-fakturor.

AutoInvoice förenklar processen ytterligare genom att automatiskt skicka och ta emot fakturor, samt matcha dem mot rätt inköpsorder eller kontoplan. Det skapar en bra grund som säkerställer användarvänlighet, effektivitet och kontroll över faktureringsprocessen.

Integrering med Rillion

Rillion är ett elektroniskt fakturahanteringssystem som effektiviserar företags fakturahantering. Det är anpassningsbart och kan hantera fakturor automatiskt samt integreras med olika ERP-system. Programmet erbjuder snabbare arbetsflöden, från mottagning till registrering av fakturor i affärssystemet. Rillion tillåter även enkel sökning av fakturor och har funktioner för att förenkla attest- och kommunikationsprocesser.

Förutsättningar för automatiserad fakturahantering

För att framgångsrikt implementera automatiserad fakturahantering krävs vissa grundläggande förutsättningar.

• En digital infrastruktur som kan stödja automatiseringsprogramvaran. Detta inkluderar tillräckliga hårdvaruresurser och nätverkskapacitet.
• Tydliga processer och riktlinjer för hur fakturor ska hanteras, godkännas och betalas. Utbildning av personal i användning av det nya systemet är också en viktig del för att säkerställa en smidig övergång.
• Lämplig programvarulösning som uppfyller företagets specifika behov och som kan integreras med befintliga system, såsom bokförings- och inköpssystem.