Vikten av en bra förstudie vid byte av affärssystem

Hur ser det ut med din Ekonomifunktion, Lagerhantering och Lageroptimering, Logistikprocess, Inköpsrutin, Webb - Order to Cash, Projekthantering, KMA hantering, Service, Bygg och Entreprenad?

Vart befinner ditt företag sig rent organisatoriskt? Hur agerar dina konkurrenter? Varför är ni inte mer digitala och konkurrenskraftiga? Har ni intern styrning på att digitalisera företagets interna processer?

Mycket att tänka på när man växer!

Viktigt med tydlig kommunikation internt

Det är sällan dessa frågor är enkla att hantera och allt för ofta så brister den interna kommunikationen mellan ledning och organisation.

Stora som små företag har anammat den digitala resan redan och står mer solida när konjunkturen svänger, pandemier slår till och omvärlden skakar. Men det är långt ifrån alla företag som haft möjlighet eller ekonomiska resurser för att nå bekväm intern digitaliseringsgrad för att anställda och företag skall nå önskad effektivitet.

Sverige har en väl fungerande välfärd med höga företagsavgifter och högt lönetryck jämfört med övriga länder i Europa. Då gäller det som företag att utnyttja de möjligheter som finns att tillgå.

Men vart ska man börja?

Alla projekt är olika och har skiftande komplexitet. Leverantörens kunskap om företagets verksamhet och rutinbeskrivningar har stor betydelse. Under alla de år vi erbjudit tjänster till våra befintliga och nya kunder kan vi se en gemensam nämnare, och det är att göra en ordentlig förstudie av tilltänkt större digital investering.

En förstudie syftar till att alla intressenter får rätt förutsättning för ett lyckat projekt och att alla förväntningar med investeringen kartläggs.

Att involvera personer inom företaget med kunskap om processer och interna rutiner gör skillnad och kommer leda till en smidigare implementation av respektive system och mer engagerad personal.

Utan en strukturerad förstudie riskerar det projekt företaget valt att investera i att ta längre tid i anspråk än vad som initialt var avtalat, projektet är inte ordentligt förankrat i organisationen och de förändringar personalen önskat blir inte hörda. Alla dessa omständigheter leder till ökade kostnader och hög frustration hos involverade parter.

Detta är risker som en förstudie har till uppgift att minimera.

Varför är en Förstudie så viktig?

En lyckad förstudie tenderar som oftast att projektet träffas i tidsplan och kostnad. Förstudien levererar även kunskap och utbildning om de system förstudien gäller vilket ger huvudprojektet en bra start och kommunikation mellan parter flyter på under bra förhållanden.

De tips vi vill skicka med:

• Identifiera de system företaget behöver anpassa till sina anställda för att bli mer digitala.
• Undersök möjligheter hos leverantörer och involvera din personal
• Genomför en organiserad förstudie, så kommer implementationen bli mer säker och smärtfri.

Behöver du hjälp med en förstudie för att kartlägga din organisations behov? Hör av dig till oss så kommer en av våra rådgivare hjälpa dig!