Så skriver du en projektplan

En projektplan strukturerar ett projekts hela förlopp från start till mål. Med en välarbetad projektplan får alla involverade en gemensam bild av vilka projektmål man ska jobba mot, hur projektet ska utföras, inom vilken tidsram och med vilka resurser.

Vi guidar dig igenom vad en projektplan är, varför den är viktig och hur du skriver en som både täcker projektets behov och som lägger grunden för effektiva arbetsprocesser.

Vad är en projektplan och varför är den viktig?

En projektplan fungerar som projektets huvudmanual och inkluderar information om mål, resurser, tidsramar och leveranser. Genom att dokumentera detaljerna i projektet skapar projektplanen en grund för att alla parter kan följa med i arbetet. En bra plan säkerställer också att alla vet vad som förväntas av dem – detta minskar risken för missförstånd och onödiga förseningar

Frågor att besvara

Vad som ingår i en projektplan skiljer sig från projekt till projekt och kan se ut på olika sätt. För att uppfylla sitt syfte bör den besvara följande fem frågor:

1. Vad är projektets mål och syfte?
2. Vad kommer projektet leverera?
3. Hur kommer projektet levereras?
4. När kommer det levereras?
5. Hur mycket kommer projektet att kosta?

Projektplanen ska vara så tydlig och övergripande att även utomstående ska kunna skapa sig en tydlig bild och förståelse över projektet.

Exempel på innehåll

För att skapa en effektiv projektplan är det viktigt att inkludera vissa grundläggande komponenter. Det är också viktigt att organisera den på ett sätt som gör den enkel att följa och förstå.

Här är en översikt av de viktigaste delarna:

1. Sammanfattning

En kort sammanfattning av projektet ger en snabb introduktion. Den kan innehålla syfte, mål och en allmän översikt över vad projektet handlar om. Detta hjälper både nya och befintliga teammedlemmar att få en helhetsbild av projektet.

2. Beställare

Projektets beställare (ibland kallat projektägare) är den person eller organisation som initierar och ansvarar för projektet. Beställaren är ofta den som formulerar projektets övergripande mål och godkänner både planeringen och slutleveransen.

3. Bakgrund

Kort historik om projektet och varför det har initierats. När man känner till bakgrunden blir det lättare att förstå och relatera till syftet.

4. Syfte och mål

Syftet förklarar varför projektet genomförs, medan målen beskriver vad som ska uppnås. Det kan vara en kortare lista över vad projektet förväntas leverera samt hur dessa mål bidrar till företagets övergripande vision.

5 Nulägesanalys

En nulägesanalys tittar på nuvarande förutsättningar och faktorer som kan påverka projektets genomförande. Det kan inkludera en SWOT-analys (styrkor, svagheter, möjligheter och hot) för att identifiera risker och möjligheter.

6. Projektets omfattning och avgränsningar

Att fastställa omfattningen är en förutsättning för att hålla projektet inom ramarna. Här förklaras vilka delar som ingår och vad som ligger utanför projektets gränser.

7. Kravspecifikation

Kravspecifikationen omfattar både produktkrav (det projektet ska leverera) och processkrav (hur arbetet ska genomföras). En tydlig specifikation hjälper till att upprätthålla kvalitet och ger vägledning för arbetets utförande.

8. Leverans och överlämnande

Här specificeras hur och när projektet ska överlämnas. En plan för överlämnande hjälper till att säkerställa att beställaren och andra intressenter vet vad de kan förvänta sig vid projektets slut.

9. Tidsplan

En tidsplan ger en översikt av alla större deadlines och milstolpar. Tidsplanen kan redovisas som en lista eller en GANTT-modell som visar hur länge varje aktivitet förväntas ta.

10. Aktiviteter

Lista alla projektets aktiviteter och uppskattade resurser för respektive aktivitet.

11. Milstolpar

Identifiera viktiga delmål och deadlines.

12. Riskanalys

Alla projekt kommer med vissa risker och det bästa är att identifiera dessa i förväg. En riskanalys kan omfatta en lista över potentiella risker, sannolikheten för att de inträffar, samt en strategi för att minimera deras inverkan.

13. Metod och arbetsmodell

Beskriv vilken metod som ska användas, till exempel Agil, Scrum eller Lean.

14. Kommunikationsstrategi

En tydlig kommunikationsplan hjälper till att skapa rutiner för rapportering och uppföljning. Här specificeras hur och när projektgruppen ska kommunicera, samt vilka kanaler som används för olika typer av information.

15. Organisation och bemanning

En översikt över vilka personer och roller som ingår i projektgruppen.

16. Budget

Ange projektets ekonomiska ramar, inklusive en budget med kalkyler och riktlinjer.

17. Rutiner för ändringshantering

Även den mest detaljerade projektplanen kan behöva justeras under resans gång. Ha tydliga riktlinjer för hur förändringar hanteras och dokumenteras så dessa smidigt kan införas utan att rubba projektets helhet eller rytm.

Så gör du för att skriva en projektplan

Det kan ta tid att skapa en projektplan – särskilt om ett liknande projekt inte har planerats tidigare. Om det däremot finns ett liknande projekt finns ingen anledning att uppfinna hjulet på nytt. Dra då istället nytta av det och identifiera vilka delar ur projektplanen som varit bra och mindre bra. Om du kan jobba smart behöver du inte jobba hårt i onödan.

• Använd mallar
  Genom att använda en färdig mall för projektplanen sparar du tid och säkerställer en konsekvent struktur.
• Involvera teamet tidigt
  Få input från alla involverade så att planen täcker allas behov och förväntningar.
• Håll det enkelt
  Undvik att göra planen för detaljerad, eftersom det kan göra den svår att använda. Skriv så att även någon utanför projektet enkelt kan hänga med.

Vanliga misstag att undvika

Ett av syftena med projektplanen är att undvika kaos i projektet. Här är några vanliga misstag och hur du undviker dem.

• Underskatta tids- och resursbehovet
  Var realistisk i uppskattningen av tid och resurser. Ett vanligt misstag är att underskatta hur mycket tid vissa uppgifter tar.
• Otydlig målsättning
  Se till att målen är tydliga och mätbara för att göra det enklare att hålla projektet på rätt spår.
• Ignorera riskerna
  Inkludera alltid en riskbedömning. Genom att identifiera och planera för risker i förväg kan projektet undvika stora problem längre fram.