Med webbaserat affärssystem i fokus

Ett webbaserat affärssystem stöttar upp verksamheten genom att effektivisera och samordna processer.

Från tveksamhet till självklarhet

När molntjänsterna växte fram var företagen tveksamma till att flytta sina ekonomiska data till ett program som inte var lokalt lagrad på en server. Många kände att man tappade hela kontrollen och säkerheten av sin data. Men förändringen har gått fort och att använda webbaserade affärssystem är idag för många helt naturligt.

Visma genomförde två undersökningar i juni 2017 där man frågade hur företagen ställde sig till att lagra ekonomiska data i molnet. Svaret blev då att 83% var positiva till de nya molnbaserade tjänsterna. Jag intervjuade vår seniora affärssystemkonsult Ulrika Hägglund för att se om vi tillsammans kan ta kål på myterna kring webbaserade affärssystem.

Ulrika har upplevt utvecklingen i realtid

Ulrika har varit med på hela resan från on-premise lösningar till dagens helt webbaserade affärssystem med möjlighet att jobba från dator, surfplatta eller telefon.

Ulrika började sin resa inom affärssystemsvärlden som produktspecialist och systemägare hos Norstedts juridik. Sedan gick resan till Mamut AB där hon jobbade med on-premise lösningen med samma namn som företaget, Mamut. Systemet är stabilt och pålitligt med grundläggande funktionalitet inom ekonomi, lager, logistik och det finns även viss CRM-funktionalitet.

Mamut kräver dock en lokal installation med egen IT infrastruktur och bolaget blev senare uppköpt av Visma; i den affären ingick även personalen. För Ulrikas del hade hon redan hunnit börja jobba i Vismas webbaserade affärssystem och hade lämnat lösningar som krävde fysisk lagring och närvaro bakom sig.

Nu är vi glada över att hon ansvarar för Visma NET hos oss på Cloud Connection. Vi tar hjälp av Ulrika för att ta kål på myterna kring att ha ett molnbaserat affärssystem!

3 vanliga myter

1. Datan är inte säker i molnet

Alla dagens stora webbaserade affärssystem säkras av personal på plats vid respektive driftcenter. Teknikerna har som enda uppgift att se till att ditt affärssystem ligger live och säkrad från intrång.

Självklart skulle många företag kunna sköta sin drift och övervakning på samma sätt i egen regi men det är dyrt. De flesta har inte behovet av en heltidsanställd för IT-drift och då kommer personen även ha fler arbetsuppgifter, vilket leder till mindre fokus.

Företag som använder Visma NET som sitt affärssystem har ett av marknadens bästa cloudsystem när det kommer till just säkerhet. Systemet är helt och hållet designat för att vara just webbaserat och driftas från molnet på ett säkert sätt.

2. Man behöver alltid tillgång till internet

Ja, det stämmer helt. Åtkomsten till internet är hela poängen med att ha ett affärssystem i molnet . Å andra sidan är det också det enda som behövs. Och när var du senast utan möjligheten att komma åt internet med antingen dator eller telefon, egentligen? Att inte vara beroende av att fysiskt vara på plats blir det istället ännu mer tillgängligt.

3. De är inte anpassningsbara

Jag kan bara svara för Visma, och i detta fall, återigen Visma Net. Utvecklingen går ständigt framåt och därmed bör även företagens sätt att arbeta följa samma utveckling. I Visma kan vi bygga avancerade flöden och tillmötesgå merparten av företagen där ute.

Vanliga frågor och svar

Hur fungerar uppgraderingar i molnet?

I Visma jobbar man alltid med senaste versionen. Uppgraderingarna sker automatiskt och utanför normala arbetstider, ofta under helgnätter. Meddelande om uppgraderingen går alltid ut till användarna i god tid före uppgraderingen äger rum. Du slipper därmed dyra och krångliga uppdateringsprojekt var och vart annat år.

Hur mycket kostar ett webbaserat affärssystem över tid?

Vad systemet kommer kosta dig över tid är såklart alltid svårt att veta, men det påstår jag är samma för alla affärssystem. Med lösningar från Visma har du en flexibilitet och kan skala upp eller ned dina funktioner och användare efter behov. Har du exempelvis en säsongsbaserad verksamhet kan du styra dina licenser efter säsong. Den initiala investeringen är alltid mindre med ett webbaserat affärssystem då du hyr dina licenser.

Hur funkar det med tilläggstjänster?

Vismas webbaserade system är designade för att lätt kunna integrera de flesta större systemen på marknaden. Vi har bland annat integrerat Visma Net mot speditionssystem, CRM och projektverktyg. Det finns en uppsjö av andra bra system som företag använder och som vi ännu inte har integrerat mot. Det hade varit kul med fler kompletta lösningar där systemen direkt pratar med varandra och man eliminerar manuell hantering, dubbelregistrering och skapar effektiva flöden.

Visma Net har också många färdiga tilläggstjänster som kan aktiveras utan behov av integration för att göra din lösning mer komplett. Det är tilläggstjänster för bland annat bankintegration, utläggsregistrering och automatisering av fakturaflöden.